Converter seus documentos físicos em formato digital tem inúmeras vantagens: otimiza o espaço, mantém as informações seguras e dá acesso rápido a quem precisa. A DOC Tecnologia oferece para você todos os recursos necessários para identificar, capturar, proteger e gerenciar qualquer tipo de documento.
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)
O GED é um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos de forma digital. Eles podem vir das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, som, imagem, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, entre outros.
Como isso é feito:
1. Uma equipe da DOC faz um levantamento sobre o tamanho do acervo e o estado de conservação dos documentos e realiza a contagem.
2. Fornece e implanta toda a infraestrutura necessária (hardwares + softwares + materiais de apoio + mão de obra especializada para a execução das atividades).
3. Depois disso faz a preparação para a digitalização, separando e reorganizando tudo. Todos os documentos são colocados em caixas devidamente identificadas.
4. A digitalização dos documentos pode ser feita in loco ou em umlugar próprio para isso.
5. As imagens e os dados vão para o software de gerenciamento de documentos, possibilitando seu acesso sempre que for preciso.
Benefícios da Digitalização e do Gerenciamento de Documentos:
- Velocidade e precisão na localização de documentos
- Redução do tempo necessário para análise de documentos
- Preservação do arquivo físico
- Integração de dados ativos e históricos
- Redução do custo com recuperação e duplicação
- Agilidade em processos legais
- Integração com outros sistemas e tecnologias
- Evita extravio ou falsificação de documentos
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